用个人文档管理来组织你的生活

装满文件的书柜和一盒盒的文件

学习如何通过个人文档管理和扫描有效地组织你的生活,可以帮助你减少混乱,加快进程,释放空间。如果你觉得你被纸记录淹没了,或者挣扎着跟上重要的记录,你不必感到不知所措!

有了这些管理个人文件的技巧,你就能在你需要的时候找到你想要的东西。

为什么要把你的个人记录数字化?

如果没有对成堆的邮件和文件进行有目的的管理,关键信息就会堆积起来,并可能丢失。将你所有的纸质文件和记录转换成数字化文件可以让你的生活更轻松。

专家估计,普通家庭中80%的纸张对收信人没有任何用处。另外20%是关键信息,必须保存,比如邮寄的纳税申报单。采用文档扫描策略是捕获和保存基本数据的最佳方法。

为了保持个人记录,我们建议在家里找一个指定的地方存放文件,直到以后可以归档。将家里的纸质记录定期数字化可以帮助你管理家里的文书工作和信息。

如何开始管理你的文档

管理你的文件的第一步是处理好你身边所有不需要的文件。你应该把你想要保存的文档放在一边,并确定哪些不再需要。

如果你的文件柜已经满了,还有很多垃圾邮件要整理,那么一开始整理文档可能会让你不知所措。记住,数字化不会在一夜之间发生,最好在开始项目之前制定一个计划。

有相当多的东西可以通过数字化保存,包括:
蓝图和地图
照片
房地产的文档
纳税记录
法律文件
医药费和医嘱

整理个人文档的4个步骤

当您对纸质记录进行分类时,考虑以下4个个人文档组织步骤,以指导您的数字化计划。

#1:将任何你能做到的东西数字化

如果你想减少生活中的文书工作,数字化是一个明显的选择。有很多简单的方法可以消除重复出现的纸质报表,包括:

签署无纸化账单
订阅电子报纸和杂志
将纸质邮件重定向到数字收发室,因此所有入站邮件都被自动扫描和保存
使用数字列表和笔记本跟踪手写笔记,并自动将它们转换为在线存储的数字文件
习惯回收和粉碎废纸

#2:建立扫描策略

当你有了生活中所有必须数字化保存的纸张的清单后,你就可以建立一个扫描策略。在扫描和组织文档时,可以采用逐日扫描或向后扫描的方法。
日向前方法选择一个日期只开始扫描新记录。从那天起,纸质记录就被数字化淘汰了。
回溯法主要是扫描过去的文档。使用此策略,扫描当前和活动文档将在稍后进行。

有时,结合使用几种扫描方法可以使个人文件协同工作。根据您的需要,文档扫描合作伙伴可以帮助确定项目的正确转换选项。

一旦做出了扫描策略选择,就可以实现“触摸一次”方法等规则。无论它是一封邮件还是一个个人项目的一部分,当你接触到一些东西后,你会立即采取可行的步骤,用数字方式将它们归档。

#3:建立一个数字文件系统

你知道你的个人文件扫描后要怎么处理吗?光学字符识别(OCR)技术可以帮助将扫描文件集成到数字归档系统中。

OCR让你的信息为你工作。使用我们的文档索引服务,您可以:
将文档扫描为PDF文件
可搜索的文档
从非结构化来源(如收据)提取数据
优化扫描的可读性
想想你家里的家庭历史记录。OCR技术可以通过分享你的家谱记录和文物的数字档案来帮助你连接你的过去。

4 .定期进行安全的储蓄

个人文档组织的最大挑战之一是保存文件。使用云存储,您可以在循环的基础上安全地保存文件。

用我们的系统,你的文件每天都备份。当出现技术问题时,我们会支持您。在云中存储文档的最大好处之一是,在发生火灾或洪水等紧急情况或灾难时,您可以得到安全保管和快速恢复。

和专业人士一起进行数字化

在没有专业人士帮助的情况下进行数字化有时会导致问题。如果你没有正确的工具或过程,你可能会产生低质量的扫描。专业的扫描设备和技术可能是一项昂贵的冒险。

当您用迪莱克影像公司的工艺浓缩您的纸质文件时,您就为成功做好了准备。欧宝全站在线客服我们的团队经过训练,能够有效地处理和整理您的记录。我们的服务为您提供:
定期将纸质记录数字化
将邮件和文件路由到正确的存储位置
减少丢失文件的风险
轻松处理和检索文本、图像和其他文件

准备好与您的数字组织取得长期成功了吗?请求一份个人文档的扫描样本,从今天开始组织你的生活!