知道信息管理不佳的症状和后果

信息管理会影响公司每天运作的方式。当信息管理差的症状和后果出现时,通常为时已晚。由于组织未能解决关键文档和数据管理问题,生产力可能会受到影响。

业务信息每天快速扩展。认识到不良信息管理的迹象,原因和结果可以帮助企业以新的方式处理和管理其数据。技术和文档管理方面的现代进步确定了使用数据以提高业务效率和价值的更好方法。

当您的信息管理不好时会发生什么?

如果您的组织忽略了记录和信息管理(RIM)计划,或者没有将现代化过时的实践优先考虑,那么您可能会等待整理不良信息管理,可能会面临严重的财务和法律后果。

当今的企业生活在一个数字生态系统中,无障碍信息对于最佳业务运营至关重要。公司从非结构化数据来自数字和物理来源。

鉴于大量的数据业务产生,具有可管理的数字转换策略对于避免RIM风险至关重要。欧宝手机官网

RIM程序失败的迹象

有几个明显的RIM程序迹象。如果您的业务经历以下任何一项,可能是时候开始研究外包文档管理解决方案了:

  • 难以管理的文书工作,邮件室或档案馆
  • 物理存储空间昂贵且溢出
  • 来自未经处理的记录的信息积压
  • 分享和协作困难
  • 因管理批准和文档版本而犯的错误

如果您仍然不确定您的RIM程序是否在高峰性能下运行,请查看您的信息存储和检索过程。判断您的流程是否精简的一个好方法是观察某人离开或不在办公室外时,用户如何访问和查找文档。

如果您的操作不断受到控制或限制非数字信息的内部守门人的陷阱,数字化和集中式数据库可以帮助保持信息免费提供,同时控制关键个人的访问。

记录保存不足的风险

如果您发现自己正在重新创建文档或等待找到信息,那么您的轮辋很可能会使您失败。但是,如果这些与记录不足有关的问题继续继续前进,该怎么办?

长期保存不足的风险可能会在内部和外部造成您的企业的重大干扰。

对于您和您的员工,看起来像:

  • 生产力低下和员工满意度
  • 浪费的时间和金钱过多
  • 丢失公司文件和历史记录
  • 错过期限和缓慢的批准过程
  • 昂贵的罚款,诉讼和更高的税款
  • 审计失败

记录和信息管理差也会损害您的业务形象和对公众的声誉。一些风险不良记录姿势包括:

  • 客户响应时间低
  • 竞争优势削弱了
  • 盗窃个人身份信息
  • 敏感信息不当
  • 数据泄露

文件管理不良的常见原因

差的文档管理有几种易于识别的根本原因。如果这些严重的问题没有引起人们的注意,那么波纹效果会破坏您的业务,尤其是对于与税收,员工工资,信息治理或年度预算有关的事情。

#1:您使用多个存储位置

企业将信息存储在许多不同的地方。不断发展的技术使它成为了企业在线和现实世界中多个存储位置的信息。2019年的一项调查发现,有91%的受访者表示,如果他们的信息居住在一个地方,他们的工作将容易得多。

从文件柜到基于云的存储,您可能会使用各种不同的组织方法来供业务信息。理想信息管理程序使用一个文档存储位置,同时与其他业务流程和系统集成。

如果您的团队在三个或更多不同的位置进行搜索,那么您就不会以现代的效率运行。强大的文档管理计划将跨系统的数据集成在一起,以减少您的资源,资本和人类劳动力的消耗。

#2:您没有灾难恢复计划

企业无法预测何时会遭受意想不到的灾难。这就是为什么每个良好的边缘计划都包含灾难恢复计划的原因。

从网络安全攻击到火灾或洪水等自然事件,灾难可能会削弱保持业务运作的信息和资产的流动。如果发生紧急情况,可以从每天备份的异地远程存储中恢复被摧毁的文件。

#3:您的访问控件不正确

如果有人可以访问您的组织中的信息,则您的文档和信息管理计划处于危险之中。不当访问控件会导致数据泄露和非法暴露机密,可识别和敏感信息。

任何组织都应在可以自由了解信息之前具有适当的授权,尤其是对于医疗保健和医疗行业。访问控件用于监视和遵守信息安全要求,而您的业务与合适的人员共享各种设备的信息。

#4:您没有保留文件政策

没有文件保留政策的企业常常无意间破坏记录。您是否曾经不小心扔掉了需要保留或安全切碎的重要文件?如果您在审核,法律发现或数据泄露过程中找不到所需的记录,那么这样的诚实错误可能会迅速陷入混乱。

国家档案馆建议在其记录和信息管理的最佳实践中始终在业务流程中包含文档保留政策。根据共同的记录保留时间表来维护您的政策,可能会导致井井有条的信息,这些信息可访问并促进权威和可靠的信息。

如何避免不良信息管理的影响

无论您选择一天的前期还是回档扫描方法,数字化都可以帮助您避免不良信息管理程序的影响。良好的记录和信息管理始于可靠的文档扫描和信息捕获程序。

强大的文档管理提供商可以索引非结构化的数据,以将文档合并到可搜索的信息中。将这些额外的信息管理层添加到您的记录扫描程序中可以确保准确性,存储位置和版本控制。

无论您是想提高电子文档安全性还是清理邮件室并管理邮件室,都很明显。许多企业仍然以传统手册或纸张形式存储信息。

过时的结构,与现代技术不整合的结构对于当今的业务期望和流程可能会变得复杂。智能边缘系统可以存储信息,并使您和您的员工更容易找到。

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