了解不良信息管理的症状和后果

信息管理影响着公司每天的运营方式。当信息管理不善的症状和后果出现时,往往已经太晚了。如果组织不能解决关键的文档和数据管理问题,生产率可能会受到影响。

商业信息每天都在快速增长。认识到不良信息管理的迹象、原因和结果,可以帮助企业以新的方式处理和管理数据。技术和文档管理的现代进步确定了更好的使用数据的方法,以提高业务效率和价值。

当你的信息管理不好时会发生什么?

如果您的组织忽略了记录和信息管理(RIM)计划,或者没有优先考虑现代化过时的实践,等待整理糟糕的信息管理可能会带来严重的财务和法律后果。

今天的企业生活在一个数字生态系统中,在这个生态系统中,可访问的信息对优化业务运营至关重要。公司产生大量的信息非组织性数据从数字和实体资源。

考虑到业务产生的海量数据,制定可管理的数字转型战略对于避免RIM风险至关重要。欧宝手机官网

RIM程序失败的迹象

有几个明显的迹象表明RIM计划正在失败。如果您的业务经历了以下任何一种情况,可能是时候开始寻找外包文档管理解决方案了:

  • 无法管理的文书工作、收发室或档案
  • 物理存储空间昂贵且会溢出
  • 未处理记录的信息积压
  • 分享与协作的困难
  • 在管理批准和文档版本时所犯的错误

如果您仍然不确定您的RIM程序是否以最高性能运行,请检查一下您的信息存储和检索过程。判断流程是否精简的一个好方法是观察用户在有人离开或离开办公室时如何访问和查找文档。

如果您的业务持续遭受内部守门人控制或限制非数字化信息的陷阱,那么数字化和集中化数据库可以帮助保持信息的自由可用,同时控制关键人员的访问。

记录保存不充分的风险

如果你发现自己在重新创建文档或等待信息被找到,很有可能你的RIM辜负了你。但是,如果这些与记录保存不充分有关的问题继续不被发现,会发生什么呢?

不充分记录的长期风险可能会对您的内部和外部业务造成重大破坏。

对于你和你的员工来说,可能是这样的:

  • 低生产力和员工满意度
  • 浪费了大量的时间和金钱
  • 丢失了公司档案和历史
  • 错过截止日期和审批过程缓慢
  • 昂贵的罚款、诉讼和更高的税收
  • 审计失败

糟糕的记录和信息管理也会损害你的企业形象和声誉。不良记录带来的风险包括:

  • 低客户响应时间
  • 削弱了竞争优势
  • 盗窃个人身份信息
  • 处理敏感信息
  • 数据泄露

不良文档管理的常见原因

糟糕的文档管理有几个容易识别的根本原因。如果不注意这些严重的问题,连锁反应可能会摧毁您的业务,特别是与税收、员工工资、信息治理或年度预算有关的事情。

#1:使用多个存储位置

企业将信息存储在许多不同的地方。不断发展的技术使得企业在网上和现实世界的多个存储位置拥有越来越多的信息。2019年的一项调查发现,91%的受访者表示,如果他们的信息存放在一个地方,他们的工作将容易得多。

从文件柜到基于云的存储,您可能会使用各种不同的组织企业信息的方法。理想的信息管理程序使用一个文档存储位置,同时与其他业务流程和系统集成。

如果你的团队搜索三个或更多不同的地点,那么你就不能以现代的效率运作。强大的文档管理程序可以跨系统集成数据,从而减少对资源、资本和人力的消耗。

#2:没有灾难恢复计划

企业无法预测何时会遭遇意外灾难。这就是为什么每个优秀的RIM程序都包含一个灾难恢复计划。

从网络安全攻击到火灾或洪水等自然事件,灾难可能会削弱维持企业正常运转的信息流和资产。在紧急情况下,可以从每天备份的异地存储中恢复被破坏的文件。

3 .你有不恰当的访问控制

如果任何人都可以访问您组织内的信息,那么您的文档和信息管理程序就有风险。不适当的访问控制可能导致数据泄露和非法暴露机密、可识别和敏感信息。

任何组织在信息可以自由查看之前都应该获得适当的授权,特别是对于保健和医疗行业。访问控制用于监视和遵守信息安全需求,同时您的企业跨各种设备与正确的人共享信息。

#4:您没有文档保留策略

没有文档保留政策的企业经常会无意中处理不当并销毁记录。你是否曾经不小心扔掉了一份需要保存或妥善销毁的重要文件?如果在审计、法律发现或数据泄露期间无法找到所需的记录,这样的诚实错误可能很快陷入混乱。

国家档案馆在他们的记录和信息管理最佳实践中建议,在您的业务流程中始终包括一个文档保留策略。根据公共记录保留计划维护您的策略可以获得组织良好的可访问信息,并促进权威和可靠的信息。

如何避免不良信息管理的影响

无论你选择一天向前扫描还是向后扫描,数字化都可以帮助你避免不良信息管理程序的影响。良好的记录和信息管理始于可靠的文档扫描和信息捕获程序。

强大的文档管理提供程序可以对非结构化数据建立索引,以将文档合并为可搜索的信息。将这些附加的信息管理层添加到记录扫描程序中可以确保准确性、存储位置和版本控制。

无论您是想提高电子文档的安全性,还是清理和管理邮件收发室,有一点是明确的。许多企业仍然以传统的手册或纸质形式存储信息。

过时的结构,未与现代技术集成,对于今天的业务期望和流程来说可能非常复杂。智能RIM系统可以存储信息,让你和你的员工更容易找到信息。

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