如何建立你的信息治理

大多数业务主管和高级官员都非常重视公司治理。信息治理是公司治理的一个子集,应该同样认真对待。

随着监管、法律、风险和操作需求的不断变化,公司决策者需要正确地建立信息治理以支持积极的业务结果,但是建立过程需要什么呢?

什么是数据和信息治理?

信息治理是组织用于在组织级别上处理和管理数据的战略框架。该过程对组织目标具有战略意义,并着重于自顶向下的方法,以最大化数据价值和最小化风险。对于拥有敏感患者和医疗记录或财务报表的组织,建立信息治理至关重要。

维护常用文档保留策略对于以印刷和数字形式处理和存储个人信息的公司,法律要求遵守其他法规。虽然许多隐私和安全标准每年都在大规模发展,但信息治理概念是一致的。信息治理框架确保在处理个人信息时牢记法律和道德义务。

为什么信息治理很重要?

随着我们产生的数据量的增加,信息治理给企业带来了操作负担。估计表明,大多数公司的非结构化数据每年增长约80%.随着信息治理法律法规对个人身份信息的要求更加严格,未来几年数据和信息过载只会增加。

手动处理非结构化数据以保留和处理这些数据对依赖这些数据的组织构成了挑战缩微胶片等过时的记录管理系统.对存储在不同文件管理系统上的记录的管理不足会造成安全漏洞和风险。组织使用各种各样的网络和系统来共享信息。纸质文档和非结构化数据会限制共享、存储、分发和保存。

信息治理的关键概念是什么?

信息治理涵盖所有信息,无论其格式如何。数据可以存储在数据库和非结构化格式(如电子邮件和文档)中。信息无处不在,以各种计算格式和纸质文件的形式存储。信息治理使用以下关键概念为组织创造最佳价值和效益:

  • 网络安全
  • 隐私
  • 记录管理
  • 数据分析
  • 信息管理
  • eDiscovery
  • 数据治理
  • 风险与合规

使用信息治理的这些关键概念可以减少监管和法律风险,提高员工效率,并为常见的业务挑战提供解决方案。

信息治理的目标是什么?

信息治理旨在打破藩篱,避免信息碎片化。它确保组织在用于管理信息的流程、技术和人员方面保持可信。

战略方法为您的组织设置关键目标,包括:

  • 提升数据资产价值
  • 解决与数据相关的问题,并创建流程以防止将来发生这些问题
  • 加强组织对标准和策略的一致性
  • 清晰地沟通数据政策、标准和过程
  • 跟踪、批准和监督敏感文件和数据的交付

谁需要信息治理?

想要保持竞争力的公司需要信息治理。在全球数字经济兴起之前,商业信息传统上由组织内的不同学科进行管理。合规团队将处理监管方面的挑战,而网络安全团队则负责管理加密和保护数据的系统和工具。

今天,信息治理是描述所有信息管理活动的总括概念。具有前瞻性和创新性的公司正在选择一种集体方法来管理他们的信息。该过程统一了组织规程,并对数据的价值和成本提供了战略重点。

信息治理框架

每个组织都定义了自己的信息治理框架,以正式地概述其目标和过程。该框架回答了所有关于处理哪些独特业务需求的人、什么、在哪里、何时、如何和为什么的问题。

范围

信息治理框架的范围决定了组织程序的范围。它提供了目标、组织管理的数据类型以及涉及哪些人员的清晰大纲。

政策和程序

信息治理框架还定义指导项目的公司政策和过程。这包括所有的数据安全,文件保留政策、处置时间表、信息共享政策和隐私标准。

角色和职责

您创建的框架应该定义负责信息治理基本功能的具体部门和员工。将责任交给将在组织的信息治理集成和实现中发挥作用的个人。

内部和外部数据管理

信息治理框架最重要的方面是组织如何管理内部和外部数据管理。该框架的这一部分应包括个人和敏感信息的法律和法规遵从性、内容类型、共享、存档和存储过程。

实施信息治理计划的步骤

由于信息治理计划是一个整体的和组织范围的计划,为了成功的实施,需要顶层的支持和一致的方法。下面是一些帮助成功实施信息治理的技巧。

#1:现在就开始

现在是开始处理您的企业信息治理的最佳时机。大多数组织都必须遵守多种规则,你的组织可能也是如此。不到三分之一的公司相信,他们的员工保留政策能够经得起监管审查。

所有企业都应该有文档保留政策和时间表。在建立您的信息治理之前,请确保您的记录保留时间表适合您的组织,用户友好,并且所有员工都接受过使用培训。

#2:让所有利益相关者都参与进来

指派一个人负责组织的信息治理是个好主意。但是,要想成功,你需要获得公司高管和其他利益相关者的支持。

在实施之前,您需要接触以下利益相关者:

  • 高管
  • 法律
  • 人力资源和财务
  • 它和安全
  • 最终用户

当与利益相关者讨论信息治理时,一定要了解您的受众。你需要能够通过展示支持组织计划的结果来汇集领导能力。

#3:创建组织文档生命周期管理

通过对您的内容实施严格的政策来保护您公司的敏感数据。您可以为您的员工设置指导方针,使他们能够轻松地遵守治理需求。这可以通过创建特定的分类级别、特定的保留时间段、删除记录以及创建外部共享的规则来实现。

如果没有适当的文档生命周期管理过程,就很难跟踪不同文件管理系统的记录。如果将信息治理与自动管理结合起来,则更容易跟踪数据和管理访问权限欧宝娱乐app平台最新版文档成像系统.自动化文档批准、访问和处理是一个健壮的、可适应的框架,可以使您的资产得到治理和保护。

4 .保持过程简单

在执行信息治理计划之前,不要陷入分析的僵局。相反,应与利益相关者合作,对尽可能多的内容应用适当的策略,尤其是高风险或受监管的数据。

建立信息治理给组织带来了显著的好处和价值,特别是当我们收集和存储的数据量随着监管的增加而增长时。制定和实施健全的信息治理策略有助于确保您的数据能够提供给正确的人,同时将风险降至最低,并增加了访问控制。

在您的组织遭受安全漏洞、面临诉讼或审计失败之前,创建一个信息治理框架来保护您的声誉和数据。

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