如何扫描,保存和保护税收文件

桌子上的税收文件

组织税收文件是一个持续的过程。每个人都可以同意,准备税收需要大量的处理和管理文书工作。

文档扫描是正确准备税收的组成部分。知道如何扫描,保存和保护税收文件以构建强大的文件管理计划可以帮助企业和个人安全向未来访问的税收文件提交税收文件。

保存税收文件的指南

节省税收文件的准则在很大程度上取决于组织良好和维护的记录保存。如果内部税务局(IRS)选择您的申请审计,则一致的税收文件组织可以帮助回答任何问题。

如果联邦政府对您的纳税申报表有疑问,那么您可以轻松找到文件时更容易解决。许多税务专家建议以数字格式保存税收记录,以防您或您的受益人需要快速访问其包含的信息。

数字化是一种常见的做法,因为转换过程会产生物理副本的备份,以防原始文件曾经损坏或丢失。维护和存档的记录可帮助您维护IRS和COONSE制定的准则灾难恢复计划

应该保存哪些税收文件?

在开始扫描之前,您需要知道应保存哪些类型的税收文件。根据国税局,您必须保留诸如收据,取消支票和其他支持收入,扣除额或信用额度的记录。

大多数需要保存的税收文件是由一个实体生成的,并发送到另一个实体。有时,企业或个人纳税申报人会产生自己的个人税收文件。

无论税收文件和文件如何生产,应保存以下文件的类型,以出于年终税收目的:

  • 雇主的邮寄纳税申报表
  • 房地产交易
  • 向非营利组织捐款
  • 医疗保健费用和付款
  • 投资,退休和银行帐户
  • 信用卡对帐单,账单和其他收据
  • 付款证明
  • 取消支票
  • 发票
  • 员工业务费用或里程日志

新技术和文档管理计划可以通过实施创新系统(例如obao欧宝体育 。该软件可以在一个地方解释您的所有税收文件。

税收文件扫描

税收文件扫描使识别税收文件并更轻松地确保与您的会计师获得访问权限。一旦将文档扫描为数字格式,就可以将它们备份以备将来访问和检索。

税收文件通常在提交和审查他人时再次提及。创建数字文件夹以存储扫描数据有时是不够的。文档管理计划通常是最佳解决方案,包括扫描,储蓄以及最终处理敏感税收文件。

除了对纸质记录的环保解决方案外,文档扫描还可以导致全面app欧宝 在组织和企业中。

如何命名和保存扫描的税收文件

在您的纳税申报表上使用的每个项目必须保留,直到该文件的限制期限到期为止。正确的分类和分类可以帮助使这些项目更容易。

当您命名并保存扫描的税收文件时,将其放在具有正确标签的文件夹中。例如,标题“ 2022税收文件”将在需要时轻松找到本年份的税收信息。

当您在文件夹中命名每个文档时,包括有关该文档的特定详细信息或关键字,以更轻松地识别和管理。文件名可以包括表格的名称,例如W-2,以及其他详细信息,例如文档来自谁。

处理税收文件

可以在文档管理和自动化计划中处理和实施扫描的税收文件,以减少与审计和税收准备有关的耗时任务。

通过结合日前和回档扫描,可以将扫描的文档与纸张的信息集成在一起。然后将扫描的文件发送到确保文件扫描中心的确保光学特征识别技术(OCR)索引并以小组组织与税收相关的文件。

从这里,来自非结构化文档的数据可以转换为结构化数据,以改善流程并做出更好的数据驱动的财务决策。

确保保留或处置

数字化的税收记录并不意味着您必须在扫描后处理所有物理副本。税文件保留时间表和政策确保您的记录保存要求符合法律合规,并防止关于税收信息的不良问题。

国税局和大多数记录保留时间表提供有关必须保存哪些文件以及如何保存的指南。

  • 通常,税收报告应至少保存7年。
  • 物业销售,购买和交易的文件应始终维护。

固定时间过去了,文件通常变得无关紧要。在这种情况下,可以将文件牢固地切碎。

数字税收记录的好处

自1997年以来,美国国税局(IRS)接受电子文件作为任何与税收有关的问题的证明(当然,只要它们清晰可读)。数字税收记录构成了很多好处,但由于税务专业人士即时能够在不同的计算机和设备上观看,因此被税务专业人员广泛使用。

外包您的文档管理程序通常是一种经济的选择,可以使税务文件花费更少的时间在任务上,而更多的时间在对您重要的事情上。拥有一个井井有条的文档管理系统来管理数字税记录,可确保您的信息安全。

数字税记录不会丢失或被盗。由于信息以电子方式存储在云中,因此文档不占用物理空间,因此您甚至不需要购买文件柜。

数字税记录的其他好处包括:

  • 预防税错误
  • 自动数据输入和计算
  • 更快的审核退款
  • 更容易访问相关信息

除税收外,文档扫描还可以帮助您访问其他重要文档,节省空间并更好地为您的底线服务。

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