如何扫描、保存和保护你的税务文件

税务文件放在桌子上

整理你的税务文件是一个持续的过程。每个人都同意准备税收需要大量的处理和管理文书工作。

文件扫描是正确准备税收的重要组成部分。了解如何扫描、保存和保护税务文件,以建立强大的文件管理程序,可以帮助企业和个人安全地将税务文件归档,以便将来访问。

保存税务文件指南

保存税务文件的指导方针在很大程度上取决于良好的组织和维护的记录保存。细致的税务文件组织可以帮助你回答任何问题,如果你的文件被选为美国国税局(IRS)的审计。

如果联邦政府对你的纳税申报表有疑问,当你能很容易地找到文件时,问题就更容易解决了。许多税务专家建议将税务记录保存为数字格式,以备您或您的受益人需要快速访问其中包含的信息。

数字化是一种常见的做法,因为转换过程会创建物理副本的备份,以防原始文件损坏或丢失。维护和存档的记录可以帮助您维护国税局制定的指导方针灾难恢复计划

应该保存哪些税务文件?

在你开始扫描之前,你需要知道什么类型的税务文件应该保存。根据美国国税局在美国,你必须保留收据、已注销支票和其他文件的记录,以支持收入、扣除或信用出现在你的申报表上。

大多数需要保存的税务文件都是由一个实体生成并发送到另一个实体。有时,企业或个人纳税申报人会制作自己的个人纳税文件。

无论税务文书和文件是如何制作的,以下类型的文件应该为年终税务目的保存:

  • 雇主邮寄报税表
  • 房地产交易
  • 捐赠非营利组织
  • 医疗保健费用和付款
  • 投资、退休和银行账户
  • 信用卡对账单、账单和其他收据
  • 付款证明
  • 取消检查
  • 发票
  • 员工业务费用或里程记录

新的技术和文件管理程序可以使你的年度税务申报更容易,通过实施创新的系统,如一个obao欧宝体育 .该软件可以在一个地方处理你所有的税务文件。

税收文件扫描

税务文件扫描使识别税务文件和安全访问您的会计更容易。一旦文件被扫描成数字格式,它们就可以存档,以备将来查阅和检索。

税务文件经常在提交和由他人审查时被再次提及。创建数字文件夹来存储扫描数据有时是不够的。文件管理程序通常是最好的解决方案,包括扫描、保存和最终处理敏感的税务文件。

除了是纸质记录的环保解决方案,文档扫描还可以带来全面的效果app欧宝 在组织和企业内部。

如何命名和保存扫描的税务文件

在你的纳税申报表上使用的每一项都必须保存到该文件的有效期届满。适当的分类和分类有助于更容易地识别这些项目。

当你命名并保存扫描的税务文件时,将它们放在一个有适当标签的文件夹中。例如,标题“2022年税务文件”可以在需要时轻松找到当年的税务信息。

当您在文件夹中命名每个文档时,请包含关于该文档的特定细节或关键字,以便于识别和管理。文件名可以包括表格的名称,如W-2表,以及其他细节,如文件来自谁。

处理税务文档

扫描的税务文件可以在文件管理和自动化程序中处理和执行,以减少与审计和税务准备相关的耗时任务。

通过结合日向前和向后文件扫描,扫描文件可与纸质资料集成。扫描的文档然后被传输到安全的文档扫描中心光学字符识别技术(OCR)索引分组整理税务相关文件。

从这里开始,非结构化文档中的数据可以转换为结构化数据,以改进流程,并做出更好的、数据驱动的财务决策。

妥善保管或处置

数字化税务记录并不意味着你必须在扫描后处理所有的实体副本。税收文件保留计划和政策确保您的记录要求符合法律法规,防止不必要的税务信息问题。

国税局和大多数记录保留时间提供关于必须保存哪些文档以及如何保存的指导方针。

  • 通常情况下,税务报告应保存至少7年。
  • 房产销售、购买和交易的文件应随时保存。

经过一段时间后,文档往往变得无关紧要。在这种情况下,文件可以被安全地粉碎。

数字税务记录的好处

自1997年以来,美国国税局已经接受电子文件作为任何税务相关问题的证明(当然,只要它们是易读的)。数字税务记录带来了很多好处,但由于它们能够在不同的计算机和设备上即时查看,因此被税务专业人员广泛使用。

将文档管理程序外包通常是一个经济的选择,可以让税务申报者在任务上花更少的时间,而把更多的时间花在对你重要的事情上。有一个组织良好的文件管理系统来管理数字税务记录,可以确保您的信息安全和安全。

数字税务记录不会丢失或被盗。由于信息以电子方式存储在云端,文档不占用物理空间,所以你甚至不需要购买文件柜。

数字税务记录的其他好处包括:

  • 税务错误预防
  • 自动数据输入和计算
  • 更快的审核退款
  • 更容易获取相关信息

除了税务,文件扫描还可以帮助你查阅其他重要文件,节省空间,更好地服务于你的底线。

如果你准备让你的纳税申报流程现代化,请求扫描样本从Didl欧宝全站在线客服ake Imaging了解我们的文件扫描程序如何帮助您保存、保护和检索您的税务记录。