公共记录保留政策和时间表

纸质记录堆积在桌子上使用记录保留政策提交的桌子记录

随着大多数组织的数据足迹每年增长20-50%,保留过去预先建立的日期的文件可能会承受安全漏洞的风险和不遵守共同隐私立法的风险。

企业应该有记录保留时间表概述特定文件的生命周期以根据指导您的业务的法律和法规清除。以下是一些最常见的记录保留时间表,可帮助您制定合规的保留政策。

所有保留指南都是不同的

创建正确的记录保留时间表可能是压倒性的。根据您的居住地,每个记录保留政策和时间表都不同。各种州和联邦法律决定了您必须保留机密信息的期限。组织负责设置时间记录的时间记录,并保留其记录保留政策,并将文件分配时间表。

虽然我们可以为您的数据的生命周期提供指导,但请注意,这些完全不是打算代表法律建议的一般准则。制定遵循您本地地区当前法律要求的文档保留政策。请与可信赖的法律专家或联邦,州或省政府官员联系,以确保您的政策和时间表遵循所有法规。

处置时间表中应该包括什么?

组织的记录保留或处置时间表中应包含很多活动部件。时间表应描述您的记录,并指定在其生命周期中保持多长时间和位置。注意它们存储的格式,并描述其破坏或档案的过程。

组相同的记录共同分为记录系列(在时间表上也称为项目)。文件和记录在一起可以帮助简化您的时间表的实现。

文档的描述

在您的计划中描述文档时,包括有关组织,其服务和计划的信息。您的政策还应提及计划和服务背后的功能或目的以及其背后的活动和立法。

时间表中的项目的描述

将文档分组为计划(或记录系列)中的项目后,提供有关其使用,格式,安全性和可访问性需求的描述性信息。您还需要注意每个项目对政府计划,合法性和隐私要求的重要性。

记录系列日期范围

记录系列将需要分配给每个项目的日期范围,并需要一个指定的时间,以在组织内部的每个记录系列中应保持多长时间。这些日期应以确定活跃阶段完成的记录关闭的业务规则为指导,并将文件标记为已完成或关闭。请务必注意指导时间表中处置的每个规则。

处置说明

时间表上项目所需的最终描述是要注意记录序列在不活动阶段中保持多长时间,以及如何通过破坏或保存完成最终沉积。

记录保留时间表的类型

您可以将记录保留时间表的两种类型用于组织:持续时间和一次时间表。您应该根据时间表的方式选择最适合您公司需求的时间表。

继续时间表

当您安排不断创建的记录时,应将持续时间表用于您的文档保留政策。持续的时间表最适合涉及具有长期价值的正在进行的程序,服务和功能或活动记录的文档。

绝大多数日程安排项目倾向于使用持续的时间表。此时间表背后的方法可以帮助您准备即将进行的调度项目和后续记录的生产。

一次时间表

顾名思义,仅一次性时间表仅用于仅保留一次的文档。一次性时间表仅在处置与现有程序和服务无关的非流动文件时才在特殊情况下使用。有时,当您处理与过时和解散的程序或服务有关的记录时,您将需要一次时间表。

保留法律所需的文件

特定时期必须保存许多类型的文件,包括联邦,州和地方法律。法律必须保留有关税收,员工福利,工资,时间表和职业安全的法律。同样,请与您的州和地方法律核对,以评估适用于您企业的所有必需规定。

税务和国税局审核

国税局(IRS)可以在怀疑欺诈的情况下最多六年来审核您的税收记录。组织负责将与税收相关的文件保留至少八年。确保保留毛收据,纳税申报表,购买收据以及旅行,运输和礼品的文件。

记录的摄影副本作为证据

业务和公共记录作为证据法的统一摄影副本允许企业扫描纸文件进入数字格式,然后破坏原始副本以促进增加存储容量。在美国,大多数州都以一定的身份采用了这一法案。

就业记录

根据《公平劳动标准法》(FLSA),家庭病假法(FMLA)和州工资和小时法,企业必须保留就业记录。最常见的是,企业必须保留特定的工资和工资记录长达三年。此外,根据《雇员退休和收入安全法》(ERISA)保存记录,需要提供401K或退休计划的任何业务。储蓄的其他重要的与员工相关的文件包括员工培训手册,员工记录和所得税表格。

健康,安全和环境文件

职业安全与卫生管理局(OSHA)规定的法规要求有十多名员工的特定行业中的雇主保留其文件。具体而言,必须保留描述和记录与工作有关的伤害和疾病的OSHA 300原木长达五年。如果企业与有害化学品合作,环境保护署(EPA)需要保存记录。

医疗与医疗保健记录

《健康保险可移植性和问责制法》(HIPAA)保护医疗和医疗保健记录的隐私。处理和管理保险记录的企业必须完成隐私并记录保留规定以遵守该法案。

统一保护私人业务记录法

根据《统一保存私人业务记录法》,企业不能在三年内销毁常规的商业文件,等待没有其他法规需要维护记录或迫在眉睫的诉讼。重要的是要确定可能在该法案背景之外延长保留期的其他个人业务因素。

限制法规

法规由州和联邦法律制定,以确定提起诉讼的截止日期。每个州都建立自己的局限性期。由于行动原因和局限性法规有多种原因,因此不建议将数据保留政策以这些规则为基础。取而代之的是,确定任何其他条款所涵盖的文件,例如税收或工资记录,并为其设定一般保留期。五年是选择期间的好经验法则。

建议在制定文件保留政策时考虑限制法规,特别是对于合同。例如,如果您有五年的供应商合同,则应在州限制期限后将合同保留在数据保留政策中。遵循法规时期,如果您需要防御或提起诉讼,将为您提供帮助。在限制法规过期之前,破坏可以保护您在诉讼中的关键信息可能对您的企业有害。

按行业按时间表

许多行业的保留时间表概述了他们应持续多长时间的重要文件。以下是一些需要文件保留政策及其遵循的时间表的共同行业。

会计

文档类型 时间段
AR/AP分类帐 7年
银行对帐 2年
收据记录 永久
帐户图 永久
折旧时间表 永久
费用报告 7年
财务报表 永久
总分类帐 永久
库存记录 永久
纳税申报表 永久

人力资源和工资

文档类型 时间段
出勤与时间报告 7年
好处 5 - 7年
工作申请 3年
工资记录 - 终止后 10年
人事档案 - 终止后 7年
当前员工人员档案 永久
安全报告 5年

合法的

文档类型 时间段
年度报告 永久
合并文章 永久
外部审计报告 永久
内部审计报告 6年
合同 永久
当前员工人员档案 永久
版权,商标,专利 永久
法律通信 永久
一般对应关系 2年
常规对应 7年
抵押,许可和契据 永久
合作协议 永久

销售量

文档类型 时间段
订单 3年
销售合同 3年
发票 3年
申请 3年

如何确保您的DRP成功

现在,您已经了解了在记录保留时间表中包含的内容以及保存数据的时间,您的组织将需要一组扫描专业人员来管理文档的生命周期。

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