扫描项目的平均成本是多少?

记录扫描专家在弗吉尼亚州马纳萨斯的Didlake Imaging扫描图像。欧宝全站在线客服

文档扫描可以更改您访问关键业务信息的方式。数字化项目的前期成本可以返回组织的长期奖励,但是扫描项目的平均成本是多少?

简而言之,典型的扫描项目的费用约为每张图像的7-12美分。扫描文档时,图像是一张纸的一侧。如果您扫描单面文档,则您的费用将用于一张图像。如果您有双面文档,则您的费用将用于两张图像。项目的总成本将取决于您需要扫描的单面和双面页面的数量。

扫描项目的行情根据文件格式和服务解决方案有所不同。每个扫描项目都不同,并带有独特的要求和自定义。要获得准确的报价,您需要对手头的任务进行详细的分析。

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您需要估计扫描项目的成本

扫描项目涉及大量历史,有时是敏感的文件。确切地知道您需要扫描的内容可能会令人不知所措。您可以使用大型至小方法将扫描项目分解为较小,更易消化的任务。

大到小方法的结果是这样:

  • 项目
  • 文档类型
  • 盒子
  • 文件夹
  • 文件
  • 页面
  • 紧固件
  • 健康)状况

使用大到小方法可防止您的项目变得压倒性,从而为您提供更全面的项目方法。以下是一些问题,可以帮助您了解所需的内容,然后才能估算扫描项目的成本。

您正在扫描哪种类型的文档?

您的扫描项目使用高级详细信息,例如项目开始和结束日期,成本,您将与之合作的文档管理供应商以及将涉及哪些人员。

一旦所有这些细节进行排序,您就可以研究需要扫描哪些类型的文档。按文档类型(或简称医生)对文档进行分类。没有设定的方法来识别您的文件;您选择最适合自己的方法!

您的文档扫描合作伙伴将需要了解您的医生,以便他们可以复制您已经知道的内容。有关更准确的报价,请注意您将要扫描的文件格式,例如纸质文档或缩微胶卷卷,在您初步咨询期间。

您必须扫描几页?

在提供项目报价之前,我们的专家会问您的第一个问题是您需要扫描多少页。提供准确的纸质计数估算,以确保您收到准确的报价。

知道您拥有多少文书工作的一种方法是计算所需扫描的盒子数量。一个标准文件框(也称为银行盒)包含约2,700个单面页面,为10 x 12 x 15英寸。盒子的总数x 2700 =大约页数。

确保确定每个文件框中存储的内容。例如,在“ 2001年税收记录2001框1”的前面写入,以指示医生,内容的时间段和带有相关材料的盒子数量。

您有双面页面吗?

双面页面为扫描项目增加了复杂性。使用单独的文件框进行双面和单面页面。通过单面和双面组织文书工作,使我们可以整体计算您的项目。

双面文书工作的标准信件框将2,700页增加到5,400页。

如果您担心该项目的文书工作量,请不要惊慌。虽然项目的定价为文档总量,但较大的项目的平均费用较低。

从文档扫描项目中的页面中删除了绿皮纸剪辑。
自己做准备工作!在进行扫描项目之前,请务必删除所有讨厌的装订材料。

您有多少准备工作?

如果您的文档有主食或纸卷,请知道需要删除多少个。您的扫描项目所需的准备工作越多,可能会影响项目的总成本和持续时间。

您还需要考虑物理页面的状况和图像文件的质量,以确保可以扫描索引且易于检索。条件差包括像素化图像,撕裂,卷曲和折叠页,甚至旧的且损坏的文件。如果您的文件状况较差,他们将需要更多的准备工作,并且可以增加项目的成本。

您的项目需要遵守法规和合规性吗?

不同的组织要求文件遵循特殊法规和合规性。在开始扫描项目之前,请了解您的保留政策记录保留指南

这些框架中设置的规则决定了您的扫描项目的发生方式。以下是一些项目估算需要考虑的选项。

在哪里可以扫描文件?

根据某些记录保留指南,文件不能离开网站或需要证人。在您的估计中,将询问您是否需要现场或场外扫描。

现场扫描服务有扫描仪在您的位置进行扫描。扫描公司的主要重点是尽快完成您的项目,以便您重新开始业务。现场扫描是一个项目选项,对于想要监督并舒适地了解自己的记录的组织。

现场扫描是组织扫描项目的更方便的选择。我们拿起您的文件并将其交付给我们的安全设施。

文件可以被销毁吗?

有些文件需要数字备份,但仍需要以物理形式存储。咨询您的记录保留政策,以了解数字化后需要将哪些文件退还给您。不需要以物理形式存储的文档可以切碎。

您将如何存储文档?

扫描文档后,您需要考虑如何存储数字文件。我们可以将文档转换为TIF或PDF格式,并将其导入到用户友好的数据库,内容管理系统或工作流程中。许多组织选择外包他们的文档管理程序在他们的项目的这一点上。

潜在客户经常忽略他们的电子文档需要多少数字存储。如果您需要一个安全的云存储库来记录,请确保将其包括在预算中。

扫描项目后如何管理文档

将文档扫描到数字文件中后,您可以使用文档管理选项来提高业务效率。数字邮件室,云存储和文档管理系统都是影响项目成本的扫描项目服务解决方案。

考虑一下项目后如何处理纸质文件。您也想扫描它们吗?日间扫描时间表可以帮助您跟上数字化进度,定期扫描文档。
了解扫描项目选项将帮助您更好地组织项目计划,并使我们能够为您的项目提供最准确的报价。确保评估所有项目选项,并探索哪些解决方案最适合您的运营。

尽管数字化与前期成本有关,但长期收益可以帮助您的组织以高峰绩效运作。今天请求我们的文档管理专家的免费报价,并查看物理和数字化转型可以为您做什么!欧宝手机官网