数据安全需要访问控件吗?

用户使用访问控件来增强机密数据的文档安全性。

您知道谁可以访问您的组织数据吗?您如何确保您的可识别信息保持机密,合规和安全?

文档访问控制规范谁可以看到敏感和重要的数据。这是关于文件访问控制的指南,为什么它们很重要,需要谁以及您在没有有效的访问控制政策的情况下可能面临的潜在威胁。

什么是文档访问控制?

文档访问控件是一种安全技术,它限制了谁或什么访问特定资源。组织可以设置对数据的控制水平,包括谁可以访问什么以及允许他们做什么。简而言之,文档控件有助于维护您信息治理计划

访问控制有两种类型:物理和逻辑。

物理文档控件决定谁可以访问存储在物理位置的纸质文件,例如储藏室或现场存储设施。

逻辑文档控件管理电子文件,数据和计算机网络的访问。这些类型的访问控制软件可以在电子文档管理系统(DMS)中使用,以识别个人,验证他们是谁,并授权其访问权限。访问控件使用多个组件选择性地限制对数据的访问。

在高水平上,身份验证和授权是数据安全性和文档访问控制的两个主要组成部分。

组织为什么需要访问控件?

如果您管理的数字文档和数据对某人没有适当的授权可能是有价值的,那么您需要强大的访问控制程序。任何员工连接到互联网的组织都有可能暴露机密,可识别和敏感信息的风险。

文档访问控制最小保留文件和网络安全。

根据您管理的文档和组织的类型,访问控制可能是法规合规性要求。以下是一些访问控件可以帮助您管理和审核的程序。

  • hipaa:HIPAA(健康保险可移植性和问责制法)要求处理的组织医疗和健康记录为了防止未经授权披露受保护的健康信息(PHI)。用于维护健康记录的电子访问控件必须具有其安全功能核心的访问控件。
  • PCI DSS:PCI DSS(支付卡行业数据安全标准)要求9授权组织限制了从信用卡和借记卡号码中访问可识别信息的访问。PCI DSS中的某些条款要求组织监视和审核其系统。nba欧宝足球滚球 可以帮助维持人员和网络安全。
  • 奈良:国家档案和记录管理局需要受控的未分类信息才能具有访问控件。当政府努力提高其透明度时,一些信息必须保持私密。政府承包商和附属组织必须遵守这些规则,以维护一套统一的标准ob3体育

访问控件的类型

当您设置信息治理,文档保留或文档管理程序时,可以实现几种逻辑访问控件来保护数据。安全云存储系统与DMS结合使用可以支持各种访问控制模型。这里有一些为您的组织考虑的策略。

自由支配访问控件(DAC):DAC访问管理允许所有者和管理人员的受保护文档和数据集策略定义谁或有授权访问信息的政策。管理员限制谁可以授予用户访问权限。DAC系统通常因缺乏集中控制而受到批评。此选项更适合使用较少用户的小型组织。

强制性访问控件(MAC):MAC访问控件由具有多个安全性的中央权威监管。通常,Mac用于政府和军事组织将分类分配给DMS中的资源的地方。根据用户或其设备的安全许可授予或拒绝用户访问。这些程序难以管理,但在保护高度敏感的数据时是合理的。

基于角色的访问控制(RBAC):在基于角色的访问系统中,用户可以访问资源而不是拥有资源。对于具有多层安全要求的商业组织来说,这是最常见的系统。RBAC根据业务功能限制访问权限。例如,与您的人力资源部门相比,您的营销部门将可以访问不同的DMS资源。允许在系统级别的某些集合中访问,并且用户未授予权限。

基于规则的访问控件:基于规则的安全模型遵循针对单个资源和文档设置的规则。控件基于一天中的时间,位置或设备等条件。规则由管理员设置,通常使用基于角色的访问控件与规则结合使用。

基于属性的访问控件(ABAC):可以根据特定属性为用户设置访问控件。用户必须证明他们对文档管理系统属性的主张。必须满足特定属性才能访问文档。例如,如果18岁以下的用户无法访问资源,则必须证明其年龄被授予访问权限。ABAC型号是最灵活的访问控制,但也是最复杂的。

适当访问控制的安全益处

通过适当的访问控制实施文档管理系统可以为处理敏感信息的组织提供各种好处。当你外包您的文档管理程序为了提高数据的安全性,以下是您可能看到的一些好处。

  • 提高生产率:当每个人都可以在正确的时间访问正确的信息时,您的团队将更有效地运行。当将文件存储在数字上和触手可及时,您不必担心丢失的文件。更快的文件检索可以提高员工的士气和客户满意度。
  • 更快的审核:访问控件可以在您的文档管理系统中留下审核跟踪,让您查看谁有访问,查看或修改文件。托管文档是高度可追溯的,可以更好地控制敏感数据。
  • 改进的法规合规性:使用访问控制的DMS降低了不合规,吊销,被吊销许可以及如果无法适当处理的法律制裁的风险。DM还可以增强您的保留时间表通过自动化现有文档和新文档的分类和存储。
  • 更好的合作:当授权用户可以访问正确的文档时,协作的能力会提高。欧宝娱乐app平台最新版使数字文件共享更容易。现在,远程工人处于循环中,可以优化工作流程。

使用文档管理服务简化访问控制

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