电子文档安全性的5个步骤

用户通过5个步骤来保护他们的文档,以进行电子文档安全

企业创建和使用的信息的数量和复杂性通常是要管理的挑战。以各种格式处理数千个电子文档的组织有可能丢失或被盗的数据。无论纸张或数字格式如何,所有数据都应得到安全性和保护。

如何保护数字文档

为了克服纸张和数字文档安全的挑战,您需要了解如何在组织中使用,存储和管理文档。公司网络通常包含具有敏感信息的文档。如果没有正确的隐私和安全措施,财务记录,员工和客户信息经常暴露。

实施一个信息治理计划通过扫描和安全文件处置,可以降低信息漏洞的风险。另外,您将获得数字化的所有好处,并可以确保合适的人能够在正确的时间访问正确的信息。

这是我们的文档管理服务以5个简单步骤提供电子文档安全性。

#1:捕获

保护和正确管理文档的第一步是捕获与欧宝娱乐app平台最新版。我们的扫描服务将纸质文档转换为PDF文件。每个PDF都能具有OCR搜索功能,以便于识别。

OCR搜索捕获PDF文档并索引它们提取敏感和个人身份的信息,例如姓名或社会保险号。和nba欧宝足球滚球 ,完全从文件中擦洗敏感字段,以确保文档保持完全保密。

#2:存储

文档转换为数字形式后,您需要在某个地方安全地存储它们。不需要物理存储的数字化文档可以上传到云储存。OCR技术在云中构建了一个完整的数据库,以进行统一的视图和简单的文档检索。

具有文档访问的用户可以每天同步,跟踪和备份的编辑。

#3:管理

管理云存储的权限,用户角色和版本控件是实现电子文档安全性的关键步骤。借助云存储,组织可以更好地协作,并让人放心,知道唯一拥有访问权限的人会看到敏感文件。

由于可以从任何地方访问扫描的文件版本,因此云使用特定文档访问控件限制访问不同用户级别的访问。隐私控制措施使您可以确定哪些文件保留给员工的私密和禁区。

企业必须了解用户如何访问信息和数据流程以成功开发管理系统。这些系统创建了审核跟踪,以存储和记录应用于文档的所有活动。借助审计跟踪,组织可以看到谁创建,查看或编辑的文档,在数据泄露时证明活动。

#4:保存

随着不断发展的监管,法律,风险和运营要求管理文件的要求比以往任何时候都需要更多的维护。将文档扫描与云存储相结合,促进了协作,但也有助于管理严格的合规和安全性。

有些文件有特定的保留政策和时间表这需要法律保存的文件固定数年。许多组织实施文档管理程序确保将文件保留为设定的期限,然后删除。

文档管理系统(DMS)可以自动执行生命周期要求文件保留政策。这些有组织的存储库旨在使记录符合州,联邦和行业法规。

#5:变换

在组织的一个领域集成文件的安全措施,导致全面app欧宝 。一旦成功设置了文档以提供一致,准确和安全的数据,文档管理的好处就可以应用于您的业务的其他界限。

例如,可以鼓励会计或人力资源部门将程序实施到自己的数据过程中,从而导致整个组织的文档安全。

扫描增强文档安全性

文档安全是每个业务的重要方面。在Di欧宝全站在线客服dlake成像,我们有助于确保您的文档管理程序设置为遵守最新的安全法规。我们通过将您的文档适合您来为每个业务的独特生命周期构建系统和流程。

知道从哪里开始创建安全的文档管理程序,可能是压倒性的。但是我们在这里为您提供帮助。我们的成像专家团队开发了为您的业务定制的安全扫描和索引流程。通过DIDLAKE成像增强您的文档安全性。欧宝全站在线客服请求免费的样品扫描开始。